Dans cette série d’articles sur la flexibilité au travail, nous passons en revue chacune des mesures affichées sur le site de Flow. L’objectif est de démystifier ce qui peut être un frein à l’implantation de cette mesure flexible en particulier, en mettant en lumières quelques concepts-clés, ainsi que des résultats positifs vécus chez les entreprises affichant sur le site.
Pour faire suite au premier article concernant les vacances illimitées chez Cangaroo, nous avons demandé à Erika Laplante d’Uzinakod de nous livrer quelques détails concernant la gestion des horaires flexibles.
En quoi consiste cette mesure et comment est-elle balisée – pour éviter les excès – dans votre entreprise ?
Chez Uzinakod, il n’y a pas d’heure fixe d’arrivée et de départ. Nous avons simplement mis en place un horaire de travail contenant des « heures de présence bureau » comme on les appelle chez nous. Il s’agit en fait des heures durant lesquelles nous nous attendons de nos employés qu’ils soient physiquement sur le lieu de travail (entre 9h30 et 15h30). Nos employés produisent également une feuille de temps que je vérifie, notamment pour produire la paie et la facturation de nos clients et qui permet de valider que l’horaire a été respecté et les heures effectuées.
Qu’est-ce qui a motivé la direction à implanter cette mesure ?
Pour les co-fondateurs d’Uzinakod, il allait de soi de mettre en place cette mesure dès la création de l’entreprise. Ils étaient conscients que les obligations de la vie font en sorte que la flexibilité dans l’horaire de travail peut faire toute la différence. De plus, cela favorise une meilleure productivité et une qualité accrue du travail rendu. Enfin, il s’agit également d’une mesure facilitant l’attraction et la rétention de personnel. En ayant mis en place des horaires flexibles, nous avons accès à un éventail de candidats plus large (des employés avec ou sans enfants, en début ou fin de carrière et même des employés qui demeurent sur un large territoire : Rive-Nord, Rive-Sud de Montréal et même les basses Laurentides). Les horaires flexibles de travail sont maintenant indispensables au bonheur de tout le monde.
Combien de temps a duré l’implantation (de l’idée jusqu’au bon fonctionnement de la mesure) ?
Cette mesure existe chez nous depuis le tout début, mais fonctionne à 100% depuis avril, puisque la pratique est mieux balisée avec les heures de présence bureau et le Manuel de l’employé.
À quelle fréquence les employés l’utilisent-elle ?
Les employés l’utilisent tous les jours et c’est tant mieux ! Personne n’est stressé le matin, ça enlève un gros poids sur les épaules.
Pourriez-vous nous donner quelques exemples du bon fonctionnement de cette mesure flexible ?
Le matin lorsque l’on entre chez Uzinakod certains employés, plus matinaux, sont déjà au bureau. Les autres arrivent ensuite chacun leur tour et vont certainement quitter plus tard. Parfois, des employés m’avertissent qu’ils quitteront plus tôt une journée puisqu’ils ont un rendez-vous, mais arriveront donc plus tôt ou reprendront leurs heures durant la semaine. L’important, c’est qu’ils effectuent leurs 37.5 heures durant la semaine, mais on leur laisse effectivement beaucoup d’autonomie dans la gestion de leur temps. Ce qui est bien également avec nos heures de présence bureau, c’est que les employés savent qu’ils pourront bénéficier de la présence de leurs collègues durant cette période et restent disponibles pour nos clients. Les réunions sont donc généralement planifiées à ce moment.
Est-ce que les employés sont satisfaits et l’utilisent ?
Oui puisqu’ils peuvent ainsi respecter leur propre rythme et s’organiser en fonction de leurs obligations personnelles ou familiales. Ils appliquent donc la formule qui leur convient le mieux, en fonction de leurs besoins. Certains sont plus matinaux, d’autres préfèrent se coucher tard et se lever tard et c’est parfait ! Personne ne se fait réprimander s’ils ont quelques minutes de retard ou si une panne survient un matin dans le métro. On demande simplement de nous tenir au courant. Pour le reste, on s’écoute, on s’adapte et tout le monde y trouve son compte.
Est-ce que c’est une mesure que vous recommanderiez ? Si oui, pourquoi ?
Oui puisque cela est relativement facile à mettre en place et extrêmement utile et pratique pour les employés. J’estime également que ça envoie un message en tant qu’entreprise à l’effet que nous avons confiance en notre personnel. Il suffit de bien baliser la mesure et de bien informer les employés. La communication et la responsabilisation demeurent les clés du succès.
De plus
En plus des horaires flexibles, Uzinakod teste présentement avec l’aide d’un projet pilote la personnalisation des horaires de travail. Suite à la demande d’une employée, nous avons décidé de mettre au banc d’essai la mesure qui consiste à adapter les horaires de travail en fonction des demandes, tout en respectant les heures de présence bureau. L’employée en question télétravaille donc tous les matins durant 2 heures et arrive au bureau pour 9h30 et quitte à 15h30. Jusqu’à présent, nous trouvons que la formule fonctionne plutôt bien. Nous tenterons d’évaluer à la fin du projet la possibilité d’étendre son application à d’autres, dans la mesure du possible.