Au travail comme dans la vie, les mots ont leur importance. Et notre manière de les dire ou de les écrire aussi ! Dans toute équipe, la communication est essentielle : positive et efficace, elle peut être un formidable moteur d’idées, de collaboration, de créativité, et de progrès. Mais la communication est aussi un jeu d’équilibriste fragile qui peut vite enrayer la dynamique du groupe lorsqu’elle n’est pas optimale.
Entre collègues, entretenir une communication saine au travail, c’est collaborer plus heureux.se, dans le respect, pour le plaisir et l’efficacité de tous ! Et cela implique de comprendre les individualités de chacun.e. Voici donc quelques questions à méditer pour faire le point sur votre façon de communiquer au travail. Chez Flow nous le savons, échanger avec ses co-équipiers.ères dans le sourire, ça change tout !
Question n°1 : avez-vous une écoute active ?
Que ce soit lors de vos rencontres en tête à tête ou collective, écoutez-vous toujours attentivement ce que dit votre interlocuteur ? Lors des réunions collectives - et encore plus lorsqu’elles sont virtuelles -, il est si facile de se laisser déconcentrer, voire de vouloir optimiser son temps en effectuant une tâche pendant que les autres parlent. Malheureusement, et peut-être contrairement à ce que vous pensez, ça se voit ! L’impression pour la personne ou les personnes présentes n’est donc pas idéale, elle peut générer la frustration de ne pas être écouté.e, voire le sentiment de ne pas être intéressant.e.
Notre recommandation : tentez d’adopter en toutes circonstances une écoute active. Lorsque vous avez une rencontre planifiée, consacrez-vous y pleinement. Cela fait partie de votre temps de travail, de vos missions, et cela a un impact direct sur la qualité de la collaboration et des relations que vous créez avec les membres de votre équipe.
Pensez qu’écouter, c’est aussi une façon d’inclure chaque personne, de lui témoigner de l’intérêt et de la reconnaissance pour le travail qu’elle fait, les idées qu’elle propose.
Question n°2 : comment optimisez-vous votre compréhension individuelle et collective ?
Ne pas comprendre un message, une mission, un outil, cela arrive à tout le monde (et c’est bien normal !). L’idéal est de s’assurer que l’on a bien compris soi-même l’objet de la discussion et que tous les membres de l’équipe aussi. Ainsi, vous aidez à la bonne compréhension de tous.tes et votre communication se fait plus efficace.
Notre recommandation : Pour vous même d’abord, dès que vous avez un doute, une incompréhension, dîtes-le. Ne soyez pas gêné.e de poser des questions, de demander des précisions, voire de reformuler l’explication de votre interlocuteur pour être certain.e d’avoir compris correctement l’objet de la discussion. Mieux vaut demander une clarification pour être sûr.e de travailler dans la bonne direction.
À l’intention des autres ensuite, veillez à être le.la plus clair.e possible, en utilisant des mots simples, des comparaisons au besoin, des schémas, des exemples.
Tentez d'être clair.e et précis.e dans vos demandes ou dans vos réponses pour faciliter le travail de la personne en face de vous.
Question n°3 : comment gérez-vous les contrariétés et désaccords ?
Nous avons déjà tous.tes eu des petites (ou grosses) contrariétés au travail. Les relations humaines ne sont pas un long fleuve tranquille et chacun.e a son propre curseur d’interprétation.
Pour éviter, désamorcer et régler les conflits, on n’a encore rien inventé de mieux qu’une bonne communication, sincère, bienveillante, tournée vers la compréhension.
Notre recommandation : vous êtes contrarié.e au travail ? Mieux vaut prendre le temps d’une pause. Laissez passer quelques heures si le sujet n’est pas urgent et ne répondez pas à votre interlocuteur.trice à chaud. Si besoin, précisez que vous lui répondrez dès que possible, le temps de prendre un peu de recul et de retrouver votre calme. Si vous sentez que cette personne est ouverte à la discussion, vous pouvez éventuellement lui faire part de votre sentiment et tenter de désamorcer le problème. La plupart du temps, les gens n’ont pas conscience que leur message peut être mal interprété et tout peut s’arranger. À condition de se montrer ouvert, tolérant, de bonne foi !
Lire aussi : Pourquoi il est important de savoir dire non pour votre mieux-être au travail
Question n°4 : avez-vous un langage approprié ?
Quelqu’un qui ne dit pas bonjour avant de demander une tâche à ses employés et ne les remercie pas quand c’est fait, qui oublie de citer l’un des collaborateurs dans l’accomplissement d’un projet... Ces omissions peuvent relever de l’ordre du détail pour certain.e.s employé.e.s quand pour d’autres, ce sont de véritables manquements. Et vous ?
Notre recommandation :
N’oubliez jamais d’être poli, même si vous êtes pressé.e : bonjour, s’il te plaît, merci, ça prend quelques secondes et ça fait la différence.
Observez la tonalité des échanges avec vos interlocuteurs et adaptez-vous à la personne (virtuellement) en face de vous.
Question n°5 : êtes-vous passif.ve - agressif.ve ?
Une phrase passive-agressive qui se glisse dans un courriel que l’on reçoit ou que l’on envoie, cela nous est toujours déjà arrivé. Leur effet est très désagréable et leur tonalité est d’autant plus difficile à déchiffrer qu’on les lit généralement sans la voix ou le visage de leur auteur.e. Ainsi, on peut les interpréter de 1001 façons et notre propre humeur impacte beaucoup notre interprétation ! À terme, à force de phrases perçues comme désagréables, chacun.e peut ainsi accumuler de la vexation, de l’agacement et la communication en équipe perd ainsi son objectif bénéfique.
Notre recommandation : tentez de toujours donner un ton sympathique, avenant, courtois à vos messages. Vous avez une tâche, une correction, ou un rendu de dossier à demander à un.e collègue ? Essayez de formuler votre demande de façon agréable en préférant le « je » au « tu ». Par exemple : « Comment puis-je t’aider pour te faciliter la tâche? », « Attends-tu après moi pour quelque chose? », « J’ai apprécié ce que tu m’as envoyé », « Merci pour tes efforts » … Des petites phrases pour des grands effets !
Demandez-vous aussi comment vous recevriez votre propre message de la part d’un collègue et ajoutez si possible une petite touche personnelle pour rendre vos échanges plus chaleureux. Petit bonus : 61 % des personnes utilisent des émojis dans leurs communications professionnelles pour ajouter de la légèreté à vos conversations.
En bref, la meilleure chose est de le faire à l’intuition et bien réfléchir à votre intention, selon votre interlocuteur. L’important est de privilégier des échanges de qualité dans votre organisation, de veiller au respect et au mieux-être de chacun.
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