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Oxfam-Québec

Adjointe ou adjoint administratif

  • Montréal et télétravail

Description de l'emploi


Vue d’ensemble

Par sa mission, Oxfam s’engage à promouvoir le bien-être des enfants, des jeunes, des femmes et des hommes. Oxfam a une politique de tolérance zéro contre tout comportement allant à l’encontre de son code de conduite, y compris le harcèlement, l’exploitation et l’abus sexuels, ainsi que le manque d’intégrité, la corruption et la fraude.

Pour ce faire, Oxfam s’assurera de recruter des gens qui démontrent les mêmes valeurs et s’attend à ce que toute personne œuvrant déjà au sein de l’organisation partage et incarne cet engagement.

 

MANDAT

Sous la responsabilité de la coordonnatrice ou du coordonnateur – Administration, la personne titulaire du poste assure l’appui administratif, technique et logistique nécessaire au bon fonctionnement de l’organisation.

 

RESPONSABILITÉS

En conformité avec les codes, politiques, procédures et normes d’Oxfam-Québec, la ou le titulaire sera responsable de :

Appui administratif général

  • Fournir l’appui administratif, technique et logistique (préparation de salle, commande de repas, réservation de transport et d’hébergement, etc.) nécessaire au bon fonctionnement de l’organisation et de ses équipes;
  • Fournir l’appui technique à l’ensemble de l’organisation dans l’utilisation des plateformes numériques;
  • Effectuer des recherches, rédiger diverses correspondances et assurer la mise en forme, la révision et la traduction de documents divers (présentations, rapports, tableaux, procès-verbaux, correspondances internes et externes, etc.);
  • Collaborer à la préparation et au suivi de différents dossiers, compiler des données, des statistiques et d’autres renseignements;
  • Tenir à jour, recommander des pistes d’amélioration et apporter les correctifs au besoin à l’ensemble du système de gestion de l’’information (archivage, classement physique et électronique, bases de données, plateformes numériques, etc.);
  • Organiser et préparer diverses réunions et effectuer les suivis. Sur demande, effectuer la prise de note et rédiger les comptes rendus ou procès-verbaux;
  • Assurer le lien et la circulation de l’information entre les différentes directions de l’organisation.
  • Sur demande, effectuer les démarches administratives auprès des ambassades ou des personnes ressources externes dans l’élaboration des dossiers pour l’obtention des visas, des statuts légaux, etc.;

 Volet vie organisationnelle

  • Contribuer au maintien d’un climat de travail positif et stimulant par la qualité des relations avec ses collègues.
  • Participer activement aux événements spéciaux de sa direction et de l’organisation.
  • Partager et incarner l’engagement d’Oxfam en ce qui a trait à la politique de tolérance zéro contre tout comportement allant à l’encontre du code de conduite, y compris le harcèlement, l’exploitation et l’abus sexuels ; l’intimidation ; le manque d’intégrité ; la corruption et la fraude.

 

QUALIFICATIONS

Scolarité

  • Diplôme d’études collégiales (DEC) en technique administrative, en bureautique ou dans un domaine connexe.

Expérience

  • Minimum de 3 ans d’expérience dans un poste similaire.

Langues

  • Maîtrise du français et de l’anglais parlé et écrit.
  • Maîtrise de l’espagnol (un atout).

Logiciels utilisés

  • Maîtrise de la suite Microsoft Office 2010 (Word, Excel, Outlook, Power Point, Access).
  • Maîtrise des fonctions avancées de Word 2010: fonctions automatiques, formatage et insertion de tableaux et de tables des matières, etc.
  • Maitrise des fonctions avancées de Excel 2010 : formules, tableaux croisées dynamiques, bases de données.

 

EXIGENCES PARTICULIÈRES

Qualités recherchées

  • Bonne capacité de communications et bonnes habiletés rédactionnelles.
  • Capacité à composer avec des environnements complexes et interculturels.
  • Bonne capacité à gérer son temps, bonne gestion des priorités, et capacité à travailler sous pression.
  • Grande aisance avec les outils technologiques et leur évolution.
  • Grande autonomie, initiative et sens de l’organisation et de la planification.
  • Bon jugement, esprit d’équipe et sens du service à la clientèle.

Disponibilité 

Disponibilité à travailler occasionnellement le soir et la fin de semaine.

 

CONDITIONS D’EMPLOI

  • Salaire : Fourchette salariale à l’entrée en poste de 41 100 $ à 44 260 $, selon expérience pertinente reconnue.
  • Statut : Remplacement 1 an – Temps plein
  • Date de début : Dès que possible
  • Lieu: Montréal et télétravail
  • Régime collectif d’assurances
  • Régime collectif d’épargne-retraite

Précautions contre la COVID-19:

  • Processus de recrutement à distance
  • Équipement de protection individuel fourni ou requis
  • Consignes de distanciation sociale
  • Entretiens virtuels
  • Procédures renforcées de désinfection et de nettoyage

 

Veuillez noter que les candidatures seront analysées au fur et à mesure et que le poste demeurera ouvert jusqu’à ce qu’il soit comblé.

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